Aujourd’hui, de plus en plus d’entrepreneurs se tournent vers des logiciels de comptabilité en ligne. Faciles d’accès, économiques et conçus pour simplifier la gestion comptable des entreprises, ces plateformes connaissent un succès grandissant. Mais quel statut juridique peut faire sa comptabilité en ligne ? Quels sont les avantages et inconvénients d’une comptabilité en ligne ? Faut-il obligatoirement passer par un logiciel de comptabilité payant ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article !
Quel statut d’entreprise peut faire sa comptabilité en ligne ?
Toutes les entreprises ne sont pas soumises aux mêmes obligations en matière de comptabilité et de fiscalité. En effet, la complexité des obligations à respecter dépend en grande partie du statut juridique sélectionné.
La micro-entreprise
Le régime de la micro-entreprise bénéficie d’une comptabilité simplifiée. Il n’impose ni bilan, ni compte de résultat. Les obligations se limitent principalement à :
- Tenir un livre des recettes et un registre des achats (pour les activités de vente de marchandises notamment) ;
- Conserver les factures et justificatifs de chaque vente ou prestation ;
- Déclarer le chiffre d’affaires à l’URSSAF chaque mois ou chaque trimestre.
La comptabilité en ligne est particulièrement adaptée à ce statut : elle permet de suivre les recettes, d’émettre des factures conformes, d’archiver les documents et même d’automatiser les déclarations dans certains cas.
L’entreprise individuelle (EI)
Pour les entrepreneurs individuels au régime réel, la comptabilité demeure allégée par rapport à celle d’une société mais elle est plus contraignante que celle applicable aux auto-entrepreneurs. En effet, sous ce statut, vous devez tenir :
- Un livre-journal ;
- Un grand livre ;
- Les comptes annuels simplifiés (si vous appartenez à la catégorie des BIC) ;
- Le registre des immobilisations et amortissements (si vous appartenez à la catégorie des BNC) ;
- Les déclarations de TVA selon les cas.
Une solution de comptabilité en ligne facilite grandement la gestion de ces documents. En effet, elle permet notamment de bénéficier de la saisie automatique des écritures comptables, de l’établissement des journaux, déclarations de TVA, etc.
La société (EURL, SASU, SARL, SAS…)
Enfin, les sociétés ont des obligations comptables plus complexes. Parmi celles-ci, nous retrouvons :
- La tenue d’une comptabilité d’engagement ;
- L’élaboration d’un bilan, compte de résultat et annexes légales ;
- La déclaration et le paiement de la TVA ;
- La gestion des salaires, charges sociales, cotisations, etc.
Pour ces structures, faire leur comptabilité en ligne est possible mais cela nécessite un outil performant comme Indy, voire collaboratif avec un expert-comptable. Certaines plateformes en ligne sont conçues spécifiquement pour ces profils : elles permettent d’automatiser une grande partie du processus, tout en laissant la possibilité au comptable de superviser, valider ou rectifier les données en quelques clics.
Avantages et inconvénients d’une comptabilité en ligne
1- Les avantages
Tout d’abord, faire sa comptabilité en ligne permet de gagner un temps précieux grâce à l’automatisation des tâches. Rapprochement bancaire, calculs automatisés, génération des documents comptables… la saisie des opérations est rapide et limite le risque d’erreurs.
En tenant votre comptabilité en ligne, vous pouvez également accéder à votre comptabilité depuis n’importe quel appareil connecté, à toute heure, du moment que vous disposez d’une connexion Internet.
Les logiciels sont souvent mis à jour en temps réel, ce qui vous permet de suivre l’évolution de la législation en vigueur.
Enfin, chaque document comptable / justificatif est numérisé, ce qui simplifie la gestion documentaire.
2- Les inconvénients
Pour les sociétés ayant des besoins spécifiques, certains logiciels peuvent être limités en fonctionnalités mais ce n’est pas le cas de tous. Il est donc important de bien comprendre et analyser vos besoins avant de faire votre choix.
Ensuite, bien que l’outil soit intuitif, la comptabilité exige une certaine rigueur. Une mauvaise saisie ou un oubli peut fausser l’ensemble de vos données.
Autre point important : sans accès à Internet, il sera aussi compliqué de consulter ou modifier votre comptabilité.
Enfin, bien que les solutions de comptabilité en ligne soient généralement sécurisées, il est essentiel de vérifier le niveau de protection des données.
Faut-il obligatoirement un logiciel de comptabilité payant ?
La réponse dépend de la taille de votre entreprise, de vos besoins et de votre budget.
Les logiciels gratuits
Les logiciels gratuits conviennent à des structures très simples, notamment les auto-entrepreneurs. Ces outils permettent de suivre votre chiffre d’affaires, d’éditer vos factures, voire de faire quelques exports comptables. Toutefois, ils sont souvent limités en fonctionnalités.
Les logiciels payants
Les logiciels comptables payants offrent des services bien plus complets : déclarations fiscales, établissement des comptes annuels, etc. Leur coût, souvent mensuel (de 10€ à 50€ par mois), reste accessible pour une grande majorité d’entreprises.